4.6.Особенности научно-исследовательского процесса в условиях

автоматизированных систем обработки информации

Использование вычислительной техники в обработке экономической информации вносит изменения в методику исследования финансово-хозяйственной деятельности человека. Эти особенности проявляются в создании условий для повышения качества рекомендаций науки, обоснованности и достоверности предложений по результатам проведённых исследований, направленных на улучшение хозяйствования, предупреждение потерь, недостач и нарушения законодательства, а также в понижении трудоёмкости и времени на их проведение.

Самым главным заданием использования современных ЭВМ в исследованиях является снижение затрат на приобретение техники, программное обеспечение её работы и присутствие высокой квалификации у программистов. При этом возникают трудности с загрузкой ЭВМ, передачей информации по каналам связи, что в конечном итоге отмечается на высокой стоимости времени работы ЭВМ. Всё это обуславливает использование в автоматизированных системах обработки информации (АСОИ) мини- и макро- ЭВМ (персональных ЭВМ), которые в сравнении с универсальными ЭВМ недорого стоят, не требуют большой площади для размещения, простые и надёжные в эксплуатации, требуют мало электроэнергии, дают возможность сократить сроки и трудоёмкость разработки программного обеспечения, сокращают потребность в создании каналов связи.

Персональные и микро- ЭВМ совмещаются с мини- ЭВМ, которые имеют большие вычислительные возможности, развитую систему внешней памяти и магнитные диски, которые обеспечивают создание вычислительных машинных комплексов. В систему этих комплексов включают также автоматизированные рабочие места (АРМ).

АРМ научного исследователя даёт возможность решить задания, поставленные перед исследователем в регламентированном и запросном режимах (в диалоге с пользователем), контролировать результаты вычислений, совершать повторный расчёт и т.д. Обработка данных алгоритмизирована, характеризуется многократностью исполнения расчетов в реальном масштабе времени, потребностью информирования работника о ходе вычислений для устранения возможных ошибок и принятия, конкретных мер по поводу внесения изменений в методику проведения исследований. При этом диалоговый режим является основным в научно-исследовательском процессе использования ЭВМ.

Диалоговый режим даёт возможность исключить ручную или макетную систему обработки информации соответственно к заданиям исследования. В условиях АРМ слаживают технологическую схему, рассчитанную на исследователей, которые не имеют опыта работы с вычислительной техникой, т.е. для непрофессионального пользователя. Набор расчётно-аналитических методических приёмов научного исследования экономики, которые охватывают всю разнообразность функциональных вычислений, полностью принадлежит алгоритмизации.

Наличие у персональных ЭВМ способов передачи информации содействует широкому использованию их в вычислительных системах – локальных вычислительных сетях, что обеспечивает обмен данными в реальном масштабе времени между АРМ разного назначения. АРМ ученого специализируется по функциональному признаку и охватывает комплекс исследования операций с основными методами, материальными ценностями труда и заработной платы, затрат производства, реализации готовой продукции, а также сведенного учёта и отчётности, контроля и аудита.

Техническое обеспечение АРМ учёного включает, как правило, двухуровневый вычислительный комплекс. На верхнем уровне – ЭВМ с быстродействующим процессором и большим объёмом оперативной памяти – ведущая машина обрабатывает основной поток исследуемой информации, которая поступает из микро-ЭВМ нижнего уровня. На нижнем уровне находится персональная или микро-ЭВМ на рабочем месте учёного, оборудована периферийным оборудованием. В состав этого оборудования входят: процессор, монитор, накопители на магнитных дисках, клавиатура, печатающее устройство и аппаратура передачи данных для связи с ведущей ЭВМ.

Схема локальной вычислительной сети с использованием микро-ЭВМ для предприятия приведена на рис. 4.2.

Каждую микро ЭВМ автоматизированного рабочего подключают к ведущей микро ЭВМ. На основе микро ЭВМ организуют АРМ для складов предприятия, администрации, планового отдела, работников аппарата, бухгалтеров. АРМ для складов предприятия обеспечивает обработку первичной информации с учёта поступления и траты товарно-материальных ценностей, инвентаризации, а также формирование отличий аналитического учёта перемещения и наличия материальных ценностей по каждой материально ответственной личности (бригады, склада).

Рис 4.2. Схема локальной вычислительной сети

для исследования экономики предприятия

На АРМ администрации, планового отдела развязывают задания внутреннего аудита и управления товарными потоками, используя при этом машинограммы оперативного (управленческого) учёта в запросном режиме. АРМ учёного используется для диалогового режима работы пользователя с персональной или мини-, микро ЭВМ через дисплей. Информация без предварительного перенесения на машинный носитель вводится пользователем в дисплей клавишным устройством. Правильность введения данных контролируется программой и визуально, т.е. считыванием информации на экране дисплея. Потом первичная информация поступает в ЭВМ, превращается соответственно к заданным программам и пользователь получает на экране дисплея.

При помощи современных персональных, мини-, микро ЭВМ производится децентрализованная обработка данных на АРМ соответственно с программой проведения исследований. В условиях децентрализованной обработки данных существует возможность разрешения отдельных задач на АРМ учёного и передача результатов на ЭВМ более высокого уровня для сложения сведенных машинограмм и использования их в научно-исследовательском процессе. Такие процедуры, как регистрация, введение, передача данных, формирование исходных машинограмм, которые раньше выполнялись только отдельно, теперь осуществляются на одном рабочем месте. Исследователь при этом является непосредственным участником процесса автоматической обработки информации. Такая организация работы повышает ответственность учёного-исследователя за результаты исследования, и дают ему возможность контролировать процесс обработки данных, изменяя при этом значения параметров.

Оперативная информация пользователю для контроля хозяйственных операций (инвентаризация ценностей, проверка списания убытка, использование других научно-исследовательских процедур) выдаётся мини- или микро ЭВМ на АРМ соответственно с запросом с заданными диспетчером программами. Функционально-структурная схема обработки информации персональной, мини-, микро ЭВМ в условиях АРМ приведена на рис. 4.3.На структурной схеме видно, что входящая информация, а также формуляр-запрос учёного при исследовании хозяйственной деятельности вводится в систему интегрированной обработки экономической информации на персональной, мини или микро ЭВМ через клавиатуру дисплея. Кроме того, в систему обработки вводится из машинных накопителей входящая информация на гибких машинных дисках, которая хранится в базах данных с прошлых отчётных периодов, а также законодательная, нормативно-исследовательская и др. Таким образом, полностью автоматизируется исследование договоров поставок сырья и материалов, формирование себестоимости продукции и других хозяйственных операций.

Проверка хозяйственных операций, зафиксированных на машинах носителей учётно-экономической информации, создаёт условия для ускорения выполнения научно исследовательских процедур без дополнительной трудоёмкости. Создаётся возможность проведения внутреннего аудита финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Этому способствует создания баз данных, сформированных способами вычислительной техники, которые используются в научных исследованиях.

Общеотраслевыми управляющими указателями о придании юридической силы документам на магнитном диске и бумажном носителе, созданные способом вычислительной техники, определены условия их использования на предприятиях и организациях, а также придания этим документам юридической силы, что особенно важно для проведения исследований финансово хозяйственной деятельности предприятий.

В документе должны быть такие реквизиты: наименование организации, которая осуществляет запись документа на магнитном диске; дата составления документа; местонахождение организации-составителя документа; код оператора, которым записано документ на магнитном диске. Исходя из отраслевой принадлежности предприятий и организаций, министерства и ведомства могут устанавливать также и другие реквизиты.

Документы на магнитном диске можно использовать без превращения в визуальную форму на предприятиях для контроля хозяйственных операций, которые используют в обработке экономической информации электронную вычислитель ную технику. Предприятия обязаны вести учёт, транспортировать и сохранять документы на магнитном диске соответственно с установленным министерствами и ведомствами порядком и условиями, которые обеспечивают сохранение данных, записанных на магнитном диске и их защиту от несанкционированного доступа.

Рис. 4.3 Функционально-структурная схема обработки экономической информации на персональном компьютере и ЭВМ в автоматизированных рабочих местах (АРМ) исследователя

Обязательные реквизиты на магнитном диске можно расположить или позиционным способом, или при помощи меток, которые дают возможность однозначно идентифицировать реквизиты. Такие реквизиты, наименование и местонахождение организации-составителя документа на магнитном диске, обозначают нанесением идентифицированного кода по общегосударственным классификаторам предприятий и организаций, а также системой обозначения субъектов административного или территориального разделения Украины.

Особое внимание при проведении исследований уделяют правильности заполнения реквизита «Код оператора, который записал документ на магнитном диске», чтобы идентификацией можно было установить конкретную личность, ответственную за достоверность данных на магнитном диске. Принадлежность кода конкретной личности регистрируют в порядке, установленном министерством или ведомством, а также создание технических условий, которые исключают возможность искривления кода.

Документ на магнитном диске записывают на основе данных, зафиксированных в первичных документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач на ЭВМ. Это требует точного придерживания установленного технологического режима обработки данных и записи их на магнитном диске, а также обеспечение юридической силы первичных документов. Полученные данные по каналам связи, автоматических регистрирующих устройств и записанные в документах на магнитном диске имеют юридическую силу при условии свидетельства идентификации и достоверности передачи информации подписями лиц, ответственных за работу оборудования и сохранение данных.

Документы на магнитном диске создают также на основе данных, полученных в процессе автоматизированного решения задач. Придание им юридической силы обусловлено достоверностью данных и соответственно алгоритма преобразования данных путём обработки.

Первичная документация, которая используется для учёта, контроля и аудита хозяйственной деятельности предприятий, перенесённая в документ на магнитном диске, созданный методами вычислительной техники, в том числе внесённые изменения хранятся на протяжении сроков, установленных для этих документов министерствами, ведомствами, вместе с государственными органами. Таким образом, каждый год ЭВМ могут выдавать машинограммы (ведомости) учёта заработной платы рабочих и служащих, необходимые для оформления пенсий, учёта трудового стажа и т.д.

За оригинал документа на магнитном диске воспринимают первую по времени запись на нём, зафиксированную в установленном порядке. К нему относят все первичные документы, которыми оформляют хозяйственные операции на предприятии. Аутентичные (соответствующие оригиналу) записи, сделанные на магнитном диске позже по времени, называют дубликатами.

Документы, переписанные с оригинала или дубликатов на другие носители (магнитная лента, диски) с полной аутентичностью называются копиями. Копии документа на магнитном диске, записанные машинным способом на бумажный носитель, имеют юридическую силу при условии их аутентичности, а также соблюдения других требований к первичным документам, которыми фиксируют хозяйственные операции, в том числе указание на то, что оригинал имеет форму документа на магнитном диске, заверены штампом или печатью и соответствующие подписи работников вычислительного центра.

Использование в учёте и контроле хозяйственной деятельности предприятий документов на магнитных дисках связано с частыми внесениями изменений в оригинал документа. Изменения нужно вносить на основе специально составленного уведомления, которое должно иметь: наименование организации, которая создала оригинал документа на магнитном диске, содержание изменений, ссылка на основу для изменений, соответствующие подписи, штамп или печать организации, которая создала оригинал документа на магнитном диске. Как правило, изменения, внесённые в документы, которые используются в учёте и контроле хозяйственной деятельности, должны подписываться главным бухгалтером или его доверенным лицом. Это содействует достоверности результатов исследований.

Первичные документы оригиналы, аутентичные с созданными на их основе документами на магнитном диске, должны быть извлечены из системы учёта хозяйственной деятельности. Для того, чтобы избежать повторного использования их в учёте, на каждом документе ставится штамп «Аннулированный», «Изменённый документом на магнитном диске, инвентарный номер». Штамп разрешается ставить на титульном листе папки, пачки, в которой собраны аннулированные документы. Аннулированные документы-оригиналы удаляют после окончания срока их архивного хранения.

При проведении исследований необходимо особенно тщательно проверить на предприятии порядок погашения (аннулирования) документов-оригиналов, переписанных на магнитный диск. Практика показывает, что погашение аннулированных документов нужно поручать работникам вычислительного центра, которые совершают контроль выпуска выходных машинограмм.

Машинограмма имеет юридическую силу, если она создана на бумажном носителе в печатной форме способами вычислительной техники соответственно порядку, установленному технологическим процессом обработки данных, отвечает стандарту на унификационные системы документации. Машинограммы, которые используются в учёте, контроле и аудите предприятий, должны иметь необходимые формы удостоверения-подписи работников информационно-вычислительного центра, которые контролируют достоверность выпуска исходной информации и работников бухгалтерии – главного бухгалтера и доверенного лица. Обязательными реквизитами машинограмм являются наименование и местонахождение организации, которая создала машинограмму (вычислительная установка), дата создания (выдача машинограмы).

Машинограммы, которые имеют юридическую силу, используются также при планировании деятельности предприятия, материально-технической поставке, оперативном управлении, статистике при условии выполнения необходимой формы свидетельства – подписей лиц, ответственных за достоверность приведенных данных.

В тех случаях, когда в машинограмму вносят изменения, сделанные от руки, необходимо, чтобы лицо, которое вносит изменения, указало причину для изменения данных, дату, должность и утвердило правильность исправлений своей подписью. Каждое исправление машинограммы проверяют при проведении ревизии, аудита.

Отраслевыми руководящими указаниями предусмотрены требования к технологии составления машинограммы. Суть этих требований сводится к контролю достоверности отражённой в них информации. Технологический порядок обработки данных и преобразование их в машинограмму должно отвечать утверждённому проекту, где предусмотрен контроль правильности алгоритмов и программ обработки информации средствами вычислительной техники. Выдача промежуточных данных особенно важна при проведении исследований хозяйственной деятельности, когда необходимо проверить отдельные конкретные хозяйственные операции. Например, начисление заработной платы отдельным работникам за данный период с отображением конкретного товара с оптовой базы на предприятие розничной торговли и т.д.

Принадлежность кода конкретного лица, ответственного за достоверность машинограмм, регистрируется информационно-вычислительным центром.

Машинограммы составляют информационно-вычислительные центры на основе данных, которые находятся в первичных документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих приборов, полученных в процессе автоматизированного решения задач. При проведении исследований особое внимание уделяют достоверности и юридической силе этих данных.

Машинограммы и первичная документация, на основе которой они составлены, после использования для учёта и контроля хозяйственной деятельности предприятия сохраняют на протяжении сроков, установленных для этих документов государственными архивными органами. В процессе проведения научных исследований на эти обстоятельства нужно обращать особое внимание.

Обязательные реквизиты машинограмм печатают с использованием программных и технических приспособлений и размещают соответственно с требованиями стандарта на унифицированные системы документации, а если их нет – соответственно требованиям отраслевых стандартов, аналогично изготовленным документам на магнитном диске и бумажном носителе.

Использование документов на магнитном диске и машинограмм на бумажном носителе, созданных средствами вычислительной техники, даёт возможность автоматизировать ряд научно-исследовательских процедур, повысить качество и оперативность результатов исследований.

Таким образом, особенности методики исследования финансово-хозяйственной деятельности предприятия АСОИ состоят в повышении научного уровня использованием экономико-математических методов и экономического анализа при помощи программных способов вычислительной техники при исполнении научно-исследовательских процедур. В процессе исследований функции науки усовершенствуются в направлении экономических исследований финансово-хозяйственной деятельности предприятий с целью выявления и использования существующих резервов, а расчётно-аналитические и другие операции выполняются автоматизированным способом при помощи вычислительной техники.