2.2.1. Делегирование, ответственность и полномочия

Имеются два аспекта организационного процесса. Одним из них является деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям. Другим аспектом устройства организации являются взаимоотношения полномочий, которые связывают высшее руководство с нижними уровнями работающих и обеспечивают возможность распределения и координации задач.

Средством, при помощи которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, является делегирование. Невозможно понять организационный процесс без предварительного понимания делегирования и связанных с ним полномочий и ответственности.

Делегирование – это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

При помощи делегирования руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существенная задача не делегирована другому человеку, руководитель вынужден выполнять ее сам. Это во многих случаях просто невозможно, так как время и способности руководителя ограничены.

Делегирование, несмотря на свое фундаментальное значение, является одним из наиболее непонятых и неправильно применяемых концепций управления. Не понимая полностью необходимости делегирования или того, что требуется для роста его эффективности, многие блестящие предприниматели терпели неудачу именно в то время, когда их организации становились большими.

Для понимания того, как эффективно осуществлять делегирование, необходимо понять связанные с этим концепции ответственности и организационных полномочий.

Ответственность, в контексте делегирования, представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.

Под обязательством понимается выполнение работником конкретных служебных требований, когда он занимает определенную должность в организации. Фактически работник заключает контракт с организацией на выполнение задач данной должности в обмен на получение определенного вознаграждения. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия.

Важно понять, что делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, и собственно ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязано выполнять ее лично, оно остается ответственным за удовлетворительное завершение работы.

В крупных организациях руководители высшего уровня редко общаются с подчиненными на низших уровнях, которые фактически выполняют большинство конкретных задач. Тем не менее, они несут ответственность за дела фирмы и своих подчиненных.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.

Если какое-либо лицо принимает ответственность за удовлетворительное выполнение задачи, организация должна предоставить ему требуемые ресурсы. Руководство осуществляет это путем делегирования полномочий вместе с задачами.

Полномочия делегируются должности, а не работнику, который занимает ее в данный момент. Однако поскольку делегирование невозможно пока на должности нет человека, обычно говорят о делегировании полномочий работнику.

И

Конституция

и закон

Е

Руководители низшего уровня

Однако подчиненный имеет право отклонить требования начальника, в этом случае передача полномочий не происходит. Такая концепция принятия полномочий изображена на рис. 2.4. Как видно, концепция принятия полномочий признает существование такой власти, которая уменьшает возможности руководителей использовать свои полномочия.

Подчиненный согласен

с требованиями

Подчиненный отклоняет

требования

Руководитель выражает требования

Руководитель не имеет

полномочий

Рис. 2.4

В любом случае, какая бы из этих концепций не была справедлива, ясно, что полномочия всегда ограничены.

Внутри организации эти пределы обычно определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями, изложенными в письменном виде, или передаются подчиненному устно. Лица, выходящие за эти пределы, превышают свои полномочия даже тогда, когда это необходимо для выполнения делегированных задач.

В общем случае, пределы полномочий расширяются в направлении более высоких уровней управления организации. Но даже полномочия высшего руководства ограничены. Председатель совета директоров и президент крупной открытой акционерной компании должен отвечать перед акционерами, если издержки значительно превышают общий бюджет. Не могут также высшие чиновники фирмы повышать себе зарплату, использовать ресурсы организации без одобрения совета директоров. Существует еще множество внешних ограничений полномочий.

Однако ограничения, налагаемые на полномочия, часто нарушаются на практике. Чтобы лучше это понять, рассмотрим кратко разницу между полномочиями и властью.

Полномочия и власть часто путают друг с другом. Полномочия определяются как делегированное, ограниченное, присущее данной должности право использовать ресурсы организации. В отличие от этого, власть представляет собой реальную способность действовать или возможность влиять на ситуацию. Можно иметь власть, не имея полномочий.

Полномочия определяют, что лицо, занимающее какую-то должность, имеет право делать. Власть определяет, что оно (лицо) действительно может делать.