1.2.1. Процессный подход

Эта концепция впервые была предложена приверженцами школы административного управления и широко применяется в настоящее время.

Фазы процесса управления. Процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных фаз: планирования, организации, мотивации и контроля. Рассмотрим более подробно суть этих фаз управления.

На рис. 1.2. показан процесс управления, состоящий из четырех фаз.

Планирование

Рис. 1.2

Фаза планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации для достижения этих целей.

По сути своей фаза планирования заключается в следующем:

1. Руководители должны оценивать сильные и слабые стороны организации в таких важных областях как финансы, маркетинг, производство, научные исследования и разработки, трудовые ресурсы с целью определить, чего может добиться реально организация.

2. Руководство должно оценить возможности и угрозы в окружающей организацию среде (конкуренты, законы, политические факторы, экономические условия, технологии, снабжение, социальные и культурные изменения) для того, чтобы определить, какие должны быть цели организации и что может помешать их достижению.

3. Руководство должно решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации, чтобы достичь выполнения поставленных целей.

Другими словами, планирование – это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей.

Фаза организации заключается в создании некой структуры. Существует много элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнить свои планы и тем самым достичь своей цели. Промышленная революция началась с осознания того, что организация работы определенным образом позволяет группе работников добиться гораздо большего, чем они могли бы сделать без должной организации.

Поскольку в организации работу выполняют люди, другим важным аспектом фазы организации является правильный набор и расстановка кадров. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации.

Фаза мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом. Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленный план и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. С конца XVIII и по XX век было широко распространено убеждение, что люди всегда будут работать больше, если у них имеется возможность заработать больше. Считалось, что мотивирование сводится к предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен за труд.

Исследования в области поведенческих наук продемонстрировали несостоятельность чисто экономического подхода. Было установлено, что мотивация является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Поэтому, чтобы эффективно мотивировать своих работников к высокопроизводительному труду руководителю необходимо знать потребности работников и обеспечить их удовлетворение через хорошую работу.

Руководитель обычно планирует достижение цели к какому-то времени, но за этот период многое может случиться, в том числе и неблагоприятные изменения (например, работники могут отказаться выполнять свои обязанности в соответствии с планом, на рынке может появиться новый сильный конкурент и т.п.), которые могут заставить организацию отклониться от основного курса. Поэтому необходим контроль над выполнением плана.

Фаза контроля – это процесс обеспечения того, что организация действительно достигнет своих целей.

Существует три аспекта управленческого контроля.

1. Установление стандартов – это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в заданный отрезок времени.

2. Измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемым результатом.

3. Осуществление действий, необходимых для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана.

Первые два аспекта информируют руководство о том, что в организации существует проблема и источник ее происхождения. Третий же аспект позволяет осуществлять действия, например, пересмотр целей, для того чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации.

Все четыре фазы управления – планирование, организация, мотивация и контроль – имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений и для всех необходима коммуникация – обмен информацией. Вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие фазы, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.

Принятие решения – это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя.

Основным требованием для принятия объективного и эффективного решения является наличие точной информации, а для получения такой информации необходимы коммуникации.

Коммуникация – это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя и более людьми.