2.5.1. Сущность контроля

Контроль – это процесс достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит в установке стандартов, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять фазу контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен для успешного функционирования организации. Контроль является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Фаза контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.

Рассмотрим три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически полученные результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях путем тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Во многих организациях предварительный контроль продолжается и после их найма в ходе обучения; он повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Так как сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно, то промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важным средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который позволяет осуществлять фазу планирования, а также устанавливать предельные значения затрат, не позволяя тем самым какому-либо отделу или организации в целом использовать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ и базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работ, направленных на достижение цели. Для этого аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная связь – это данные о полученных результатах. Системы с обратной связью позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам. Системы контроля с обратной связью, используемые в управлении, влияют на «входы», чтобы достичь требуемых характеристик на «выходе».

Входом для организационных систем с обратной связью являются все виды ресурсов: материальные, финансовые и человеческие.

Выходом таких систем являются товары или услуги. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относится к открытым или незамкнутым системам.

Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. Управление же системой должно обеспечивать выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов.

Заключительный контроль. Заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования аналогичных работ в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить реалистичность составленных ими планов. Другая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации, то есть сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением [14].